Qvamp · event software

Nemusíte ho zvládať sami. Qvamp nastavíme spoločne podľa toho, ako dnes predávate a pripravujete eventy, a prejdeme s vami prvé dopyty, ponuky aj akcie, kým si nový proces nesadne. Klientov, položky a ďalšie dáta vám pomôžeme preniesť, takže nezačínate s prázdnym systémom. A keď sa zaseknete, sme Po–Pi 9–17 na telefóne aj e-maile.

Systém pre správu eventov (často označovaný ako Event OS) je softvérové srdce akéhokoľvek eventového priestoru, hotela s konferenčným zázemím, svadobného rezortu alebo multifunkčnej haly. Zatiaľ čo bežné hotelové alebo obchodné systémy riešia len ubytovanie či čistý predaj, Event OS riadi kompletné denné operácie spojené s prenajímateľnými priestormi a realizáciou akcií. Pokrýva celý životný cyklus akcie – od okamihu, kedy systém zachytí prichádzajúci dopyt, cez bleskové zostavenie cenovej ponuky a odoslanie e-zmluvy na podpis, až po detailnú prevádzkovú prípravu a finálne vyúčtovanie. V krátkosti je to epicentrum celého vášho eventového biznisu.

Moderný systém nesmie byť len pasívna databáza kontaktov. Kľúčová je rýchlosť, automatizácia rutiny a absolútna prepojenosť. Medzi najobľúbenejšie funkcie patrí blesková tvorba cenových ponúk pre klienta do minúty, možnosť ponuky duplikovať, integrované elektronické podpisovanie zmlúv a klientsky portál, kde zákazník vidí zmeny v reálnom čase. V prevádzkovej fáze je potom pre event manažérov kľúčové mať možnosť sledovať zmeny v evente a spravovať financie, personál, harmonogramy i inventár na jednom mieste.

Žiadny moderný softvér dnes nežije v izolácii. Eventový systém musí hladko komunikovať s vaším hotelovým systémom (PMS), účtovným programom alebo marketingovými nástrojmi. Qvamp je navrhnutý tak, že sa stane prirodzenou súčasťou vašej technologickej štruktúry.

Univerzálne CRM vie predať licenciu alebo auto, ale nerozumie pojmom ako „svadba pre 120 hostí“ alebo „konferenčný balík s cateringom“ — musíte si ich prácne ohýbať do polí, ktoré tam nepatria. Qvamp naopak od začiatku pracuje s reálnym tokom akcie: obchodník v Dopytoch a Cenových ponukách vidí prísun zákaziek, prevádzkový tím otvorí ten istý event v Príprave s harmonogramom, inventárom a checklistami — bez prepínania medzi systémami alebo ručného odovzdávania informácií medzi obchodom a realizáciou. Na českom a slovenskom trhu navyše môžete využiť Qvamp Care — externý tím, ktorý vám pomôže systém nastaviť, zrevidovať stratégiu predaja a vyťažiť z platformy viac.

Prevádzkové trenie je stav, kedy váš tím trávi viac času papierovaním, e-mailmi a hľadaním informácií než starostlivosťou o klientov. Znamená to neustále vnútorné overovanie termínov a kapacít. Qvamp toto trenie eliminuje tým, že obsahuje prehľadnú evidenciu prenajímateľných priestorov s kontrolou dostupnosti v reálnom čase. Systém automaticky stráži kolízie termínov a umožňuje spravovať zmluvy i špecifické požiadavky k jednotlivým eventom. Akákoľvek schválená zmena termínu alebo kapacity sa okamžite prepočíta v cenovej ponuke, skontroluje sa voči dostupnosti miesta a automaticky premietne do úloh pre inventár a kuchyňu. Klient má navyše k dispozícii Zákaznícky portál 24/7.

Sledujte tri hlavné faktory: rýchlosť adopcie tímom (ak je systém zložitý, ľudia ho budú bojkotovať), rýchlosť nasadenia a flexibilitu (musí vedieť hladko sprevádzať tím od potvrdenia zákazky cez platby a fakturáciu až po uzavretie a vyúčtovanie). Vždy hľadajte riešenie, ktoré vám umožní začať s minimálnym rizikom — a dodávateľa, ktorý vás pri prechode nenechá samých. Preto si u nás celý Qvamp vyskúšate 14 dní zadarmo, dáta z Excelu prenesieme za vás a keď si neviete rady, sme na telefóne.